TIPS BERKIRIM E-MAIL
1. Hindari Spam,
Bombing
Spamming adalah pengiriman
email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Sedang
email bomb
adalah
pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima
cepat penuh. Termasuk spamming adalah
mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.
2. Jangan
mem-forward E-mail tanpa di edit
Seringkali kita
punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau
setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan
dihiasi oleh tag seperti ini : > .
Usahakan tag-tag
ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yg
memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4
dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidaK menyenangkan. Dalam
memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.
3.
Ganti judul email bila perlu
Biasanya ini
musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya
balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah
bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak
membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang
sudah lewat jadi mudah.
4. Body replay
jangan dikirim semua
Lama-lama email
yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita
membalas email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk
menghindarinya, hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan
kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.
5. Jangan tanggapi
email TBC
Anda mungkin
pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang,
upaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan
ketimpa sial. Email semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC
(takhayul, bid’ah dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.
6. Jaga account
orang lain
Kalau anda
mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal
atau anda kenal dalam heading “To” nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda
memaksakan anak gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya.
Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di email orang lain, bisa
tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan
atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya
alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima email
anda.
7. Hindari full
caps lock / huruf besar semua
Supaya menarik
perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word,
yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar
secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika.
Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf
besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu
DIGUNAKAN
8. Hindari kalimat
singkat dalam
Misalkan teman
anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia.
Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, “oh ya?”atau “enak ya”,
“benarkah” dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah
mereply emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma
bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja
bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja
9. Cek ulang sebelum
di send
Setelah email
rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan
kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol “send kita klik, tidak bisa
dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam
hitungan detik.
10. Bersabarlah
menerima balasan
Kalau sudah
dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang
mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca
email-email anda.
11. Jangan terlalu banyak mengutip.
Hati-hati dalam
melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar
program mailer biasanya akan
mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat
Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan
menghapus bagian-bagian yang tidak
perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang
besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa
tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim.
12. Perlakukan e-mail secara pribadi.
Jika seseorang
mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda
tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup,
atau mailing-list . Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
13. Jangan gunakan
huruf kapital.
Seperti halnya
membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang
menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi
di samping itu, terutama dalamtata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar
biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
14. Jangan Membicarakan Orang Lain.
Jangan
membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-
kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E- mail
memiliki fasilitas bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima
akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
15. Jangan gunakan CC.
Jika Anda ingin
mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan
cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua
orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail
orang lain.Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan
umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang
hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
16. Jangan gunakan format HTML
Jika Anda
mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format
HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami
kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau
kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
17. Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap
pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam
satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda
menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan.
