E-mail

TIPS BERKIRIM E-MAIL

1.      Hindari Spam, Bombing

Spamming adalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Sedang

email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh. Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.

2.      Jangan mem-forward E-mail tanpa di edit

Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini : > .

Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidaK menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.

3.      Ganti judul email bila perlu

Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.

4.      Body replay jangan dikirim semua

Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.

5.      Jangan tanggapi email TBC

Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang, upaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. Email semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid’ah dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.

6.      Jaga account orang lain

Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal atau anda kenal dalam heading “To” nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan anak gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima email anda.

7.      Hindari full caps lock / huruf besar semua

Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN

8.      Hindari kalimat singkat dalam

Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, “oh ya?”atau “enak ya”, “benarkah” dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma
bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja

9.      Cek ulang sebelum di send

Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol “send kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.

10.  Bersabarlah menerima balasan

Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email anda.

11.   Jangan terlalu banyak mengutip.

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian  besar program mailer  biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima  secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus  bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian  yang relevan saja.  Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang  membuat loading menjadi lambat,  yang berarti akan menambah beban pulsa  tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim.

12.   Perlakukan e-mail secara pribadi.

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi,  Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup,  atau  mailing-list . Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

13.  Jangan gunakan huruf kapital.

Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang  menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di  samping itu, terutama dalamtata krama berkomunikasi dengan  e-mail/chat,  penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya  hanya  untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

14.   Jangan Membicarakan Orang Lain.

Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan- kejelakannya.  Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E- mail memiliki fasilitas  bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya  (forward) ke orang lain.

15.   Jangan gunakan CC.

Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list),  jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua  orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail  orang lain.Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

16.   Jangan gunakan format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode  HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong.  Sebaiknya, gunakan plain text.

17.   Jawablah Secara Masuk Akal

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban.  Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat  menyebalkan.