Mailing List

ETIKA MAILING LIST

Tata krama yang baik sangat penting dalam pergaulan kita dengan sesama.
Milis adalah sebuah forum publik yang diadakan untuk suatu kalangan tertentu dengan tujuan tertentu, dimana semua anggotanya dapat membaca email yang dikirim ke milis tersebut, maka penggunaan tata krama yang baik sangat penting.

Pada prinsipnya, berikut ini adalah aturan/etika yang harus difahami oleh anggota milis:

Ø  SELALU SOPAN. Jangan pernah mengkritik anggota milis lain secara terbuka.
Jika ingin mengkritik seseorang, lakukan secara pribadi dengan mengirimkan email khusus kepada yang bersangkutan.

Ø  Jika menanggapi suatu email, pikirkan dulu apakah jawaban tsb perlu dikirim kepada semua anggota milis, atau cukup kepada anggota tertentu.
Sebelum mengirimkan jawaban, cek dulu apa alamat yang akan dikirimi sudah benar.

Ø   Jika menanggapi suatu email, kutip bagian-bagian yang relevan saja dari email awal, sehingga yang dikirimi dengan mudah mengerti jawaban anda.

Ø  Anda bebas mengirim email pesan atau pertanyaan ke milis. Meskipun demikian, jangan mengirimkan pesan yang tidak relevan dengan tujuan milis.
Terutama janganlah menggunakan milis untuk chatting, atau yang serupa.

Ø  Jangan gunakan milis untuk beriklan komersial. Jika ingin mengirimkan iklan komersial yang masih ada hubungannya dengan tujuan milis, kirimkan saja kepada 'owner' milis untuk minta ijin/bantuannya.

Ø  Jika mengirimkan pesan baru, jangan lupa tulis 'Subject' yang merupakan judul pesan secara spesifik, singkat dan jelas.
Subject yang jelas sangat membantu para anggota untuk mengikuti perkembangan (pesan awal maupun semua jawaban). Dengan demikian anggota milis dapat mudah membuat pilihan untuk mau membacanya atau tidak.

Ø  Jangan mengirimkan attachment ke milis. Jangan meng-attach bagian-bagian HTML pada email anda.

Ø  Jangan menulis 'data diri pengirim' yang terlalu panjang.

Ø  DILARANG KERAS: memposting konten email yang berbahaya, ancaman, hinaan/caci maki, menghasut, dan lain-lainnya yang jelek-jelek.

HIMBAUAN di bawah ini sangat penting untuk ditaati:

Perlu kami sampaikan bahwa pengiriman email via milis dapat memakan bandwidth jaringan, ruang disk, CPU server-server yg tidak sedikit, karena email dikirim ke banyak anggota dapat mencapai ratusan s/d ribuan- secara serentak.Karena itu, pengiriman email ke milis perlu dijaga agar tidak berlebihan.

E-mail

Aturan Tambahan

1. Baca dengan seksama aturan yang dibuat moderator. Sebelum memposting pesan ke milis sebaiknya dipelajari baik-baik aturan milis tersebut. Beberapa milis membuat aturan supaya anggotanya mudah untuk memilih-milih informasi yang ingin dibaca. Contohnya untuk memposting informasi ada milis yang mensyaratkan anggotanya untuk menulis subject diawali [info]. Untuk menanyakan tentang informasi diawali dengan [butuh info]. Baca dengan seksama apakah diperbolehkan postingan yang agak menyimpang dari topik utama milis tersebut. Info penting yang sebenarnya tidak terlalu relevan dengan milist tersebut ada juga yang memfasilitasi dengan menambahkan [OOT] pada subject. Akan tetapi ingat bahwa kata Out of Topic ini tidak otomatis menghalalkan kita untuk memposting sesuatu yang tidak relevan dengan milis tersebut. Tertib dalam memposting akan membantu teman kita yang tidak ingin membaca topik yang menyimpang dengan memakai filter di email. Kewajiban dari seorang moderator adalah membuat aturan-aturan yang disepakati bersama untuk komunikasi yang nyaman di milis.

2. Setelah mengetik pesan, baca kembali pesan kita dan pikirkan kembali apakah pesan yang kita tulis itu layak untuk disampaikan di milis yang mungkin anggotanya ribuan orang. Untuk mengetahui member milis bisa diliat di web milis tersebut. Milis antenna yang diikuti penulis mempunyai member lebih dari 2000.

3. Hindari tanggapan yang sangat singkat misalnya “setuju”. Apakah manfaat kita menanggapi seperti ini? Ingat bahwa pesan “setuju” akan dikirimkan ke seluruh anggota yang mungkin adalah ribuan atau ratusan ribu email. Kalau kita melakukannya berarti kita ikut andil dalam memperpadat trafik internet hanya untuk sesuatu yang kurang bermanfaat. Orang lain yang membuka email kita juga tidak mendapatkan manfaat apapun.

4. Jangan pernah menyerang personality
Dalam beradu pendapat atau membahas suatu persoalan tidak ada keterkaitan antara persoalan tersebut dengan penulisnya, jadi jangan pernah menyerang pribadi tersebut. Argumentasi harus diarahkan terhadap isi pesan itu bukan terhadap kelemahan si penulisnya.

5. Kirim pesan melalui alamat email pribadi jika isi email kita tidak ada kaitannya dengan member lain. Sering sekali dalam sebuah milis karena merasa yang berpendapat adalah teman kuliahnya atau teman semasa kecil, lalu menanyakan kabar lewat milis tersebut. Ingat ribuan orang mendapat email sampah dari kita jika kita melakukan hal ini. Lebih bijaksana jika kira mengirimkan email yang bersifat pribadi seperti contoh tersebut langsung ke orang yang dituju.

6. Attachment yang agak besar sebaiknya diupload pada web milis tersebut. Keuntungan menggunakan fasilitas upload file di web milis itu yaitu attachment tidak akan terkirim ke seluruh email peserta. bagi peserta yang quota emailnya kecil tentu menjadi masalah tersendiri jika mendapat kiriman attachment yang agak besar. Selain itu peserta lain dapat dengan mudah mendownload di web milis tersebut jika sekiranya attacment itu penting. Jadi isi pesannya cukup menjelaskan kalo ada attachment yang di upload di fasilitas File milis tersebut.

7. Sebelum menanyakan sesuatu sebaiknya melihat web milis terutama arsip pesan yang telah ada. Sering kali pertanyaan sudah dijawab pada waktu lampau. Dengan bermodal search pada hostori pesan dan membaca hal yang terkait akan membuat milis yang kita ikuti tidak membahas hal-hal yang sebenarnya sudah pernah didiskusikan. Dalam bertanya juga diharapkan dikemukakan latar belakang dan permasalahan dengan jelas sehingga orang yang akan menjawab mengerti betul permasalahan yang dihadapi penanya. 

8. Ingatlah pepatah “mulutmu adalah harimaumu”. Hal ini juga berlaku untuk menulis pesan di milis, karena tulisan itu adalah penyambung lidah kita. Untuk itu marilah berhati-hati dalam menulis. Dunia maya juga mempunyai aturan yang efeknya juga bisa saja berujung pada masalah hukum jika ada yang mempersoalkan tulisan kita.

Etika komunikasi tersebut terutama untuk milis yang membernya tidak saling mengenal semuanya. Untuk milis yang membernya saling mengenal misal milis teman-teman satu angkatan kuliah pada jurusan tertentu akan mempunyai aturan yang lebih flexible. Oleh karena anggota yang saling mengenal terkadang ejekan secara pribadipun tidak masalah dalam konteks guyonan dan tidak keterlaluan.

Sekali lagi sebenarnya etika komunikasi di milis tidak jauh berbeda dengan etika komunikasi di kehidupan sehari-hari. Semua tergantung pada kita sebagai member milis untuk membuat milis lebih tertib dan bermanfaat.

E-mail

TIPS BERKIRIM E-MAIL

1.      Hindari Spam, Bombing

Spamming adalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Sedang

email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh. Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.

2.      Jangan mem-forward E-mail tanpa di edit

Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini : > .

Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidaK menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.

3.      Ganti judul email bila perlu

Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.

4.      Body replay jangan dikirim semua

Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.

5.      Jangan tanggapi email TBC

Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang, upaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. Email semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid’ah dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.

6.      Jaga account orang lain

Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal atau anda kenal dalam heading “To” nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan anak gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima email anda.

7.      Hindari full caps lock / huruf besar semua

Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN

8.      Hindari kalimat singkat dalam

Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, “oh ya?”atau “enak ya”, “benarkah” dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma
bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja

9.      Cek ulang sebelum di send

Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol “send kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.

10.  Bersabarlah menerima balasan

Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email anda.

11.   Jangan terlalu banyak mengutip.

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian  besar program mailer  biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima  secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus  bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian  yang relevan saja.  Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang  membuat loading menjadi lambat,  yang berarti akan menambah beban pulsa  tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim.

12.   Perlakukan e-mail secara pribadi.

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi,  Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup,  atau  mailing-list . Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

13.  Jangan gunakan huruf kapital.

Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang  menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di  samping itu, terutama dalamtata krama berkomunikasi dengan  e-mail/chat,  penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya  hanya  untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

14.   Jangan Membicarakan Orang Lain.

Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan- kejelakannya.  Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E- mail memiliki fasilitas  bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya  (forward) ke orang lain.

15.   Jangan gunakan CC.

Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list),  jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua  orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail  orang lain.Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

16.   Jangan gunakan format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode  HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong.  Sebaiknya, gunakan plain text.

17.   Jawablah Secara Masuk Akal

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban.  Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat  menyebalkan.