E-mail

Aturan Tambahan

1. Baca dengan seksama aturan yang dibuat moderator. Sebelum memposting pesan ke milis sebaiknya dipelajari baik-baik aturan milis tersebut. Beberapa milis membuat aturan supaya anggotanya mudah untuk memilih-milih informasi yang ingin dibaca. Contohnya untuk memposting informasi ada milis yang mensyaratkan anggotanya untuk menulis subject diawali [info]. Untuk menanyakan tentang informasi diawali dengan [butuh info]. Baca dengan seksama apakah diperbolehkan postingan yang agak menyimpang dari topik utama milis tersebut. Info penting yang sebenarnya tidak terlalu relevan dengan milist tersebut ada juga yang memfasilitasi dengan menambahkan [OOT] pada subject. Akan tetapi ingat bahwa kata Out of Topic ini tidak otomatis menghalalkan kita untuk memposting sesuatu yang tidak relevan dengan milis tersebut. Tertib dalam memposting akan membantu teman kita yang tidak ingin membaca topik yang menyimpang dengan memakai filter di email. Kewajiban dari seorang moderator adalah membuat aturan-aturan yang disepakati bersama untuk komunikasi yang nyaman di milis.

2. Setelah mengetik pesan, baca kembali pesan kita dan pikirkan kembali apakah pesan yang kita tulis itu layak untuk disampaikan di milis yang mungkin anggotanya ribuan orang. Untuk mengetahui member milis bisa diliat di web milis tersebut. Milis antenna yang diikuti penulis mempunyai member lebih dari 2000.

3. Hindari tanggapan yang sangat singkat misalnya “setuju”. Apakah manfaat kita menanggapi seperti ini? Ingat bahwa pesan “setuju” akan dikirimkan ke seluruh anggota yang mungkin adalah ribuan atau ratusan ribu email. Kalau kita melakukannya berarti kita ikut andil dalam memperpadat trafik internet hanya untuk sesuatu yang kurang bermanfaat. Orang lain yang membuka email kita juga tidak mendapatkan manfaat apapun.

4. Jangan pernah menyerang personality
Dalam beradu pendapat atau membahas suatu persoalan tidak ada keterkaitan antara persoalan tersebut dengan penulisnya, jadi jangan pernah menyerang pribadi tersebut. Argumentasi harus diarahkan terhadap isi pesan itu bukan terhadap kelemahan si penulisnya.

5. Kirim pesan melalui alamat email pribadi jika isi email kita tidak ada kaitannya dengan member lain. Sering sekali dalam sebuah milis karena merasa yang berpendapat adalah teman kuliahnya atau teman semasa kecil, lalu menanyakan kabar lewat milis tersebut. Ingat ribuan orang mendapat email sampah dari kita jika kita melakukan hal ini. Lebih bijaksana jika kira mengirimkan email yang bersifat pribadi seperti contoh tersebut langsung ke orang yang dituju.

6. Attachment yang agak besar sebaiknya diupload pada web milis tersebut. Keuntungan menggunakan fasilitas upload file di web milis itu yaitu attachment tidak akan terkirim ke seluruh email peserta. bagi peserta yang quota emailnya kecil tentu menjadi masalah tersendiri jika mendapat kiriman attachment yang agak besar. Selain itu peserta lain dapat dengan mudah mendownload di web milis tersebut jika sekiranya attacment itu penting. Jadi isi pesannya cukup menjelaskan kalo ada attachment yang di upload di fasilitas File milis tersebut.

7. Sebelum menanyakan sesuatu sebaiknya melihat web milis terutama arsip pesan yang telah ada. Sering kali pertanyaan sudah dijawab pada waktu lampau. Dengan bermodal search pada hostori pesan dan membaca hal yang terkait akan membuat milis yang kita ikuti tidak membahas hal-hal yang sebenarnya sudah pernah didiskusikan. Dalam bertanya juga diharapkan dikemukakan latar belakang dan permasalahan dengan jelas sehingga orang yang akan menjawab mengerti betul permasalahan yang dihadapi penanya. 

8. Ingatlah pepatah “mulutmu adalah harimaumu”. Hal ini juga berlaku untuk menulis pesan di milis, karena tulisan itu adalah penyambung lidah kita. Untuk itu marilah berhati-hati dalam menulis. Dunia maya juga mempunyai aturan yang efeknya juga bisa saja berujung pada masalah hukum jika ada yang mempersoalkan tulisan kita.

Etika komunikasi tersebut terutama untuk milis yang membernya tidak saling mengenal semuanya. Untuk milis yang membernya saling mengenal misal milis teman-teman satu angkatan kuliah pada jurusan tertentu akan mempunyai aturan yang lebih flexible. Oleh karena anggota yang saling mengenal terkadang ejekan secara pribadipun tidak masalah dalam konteks guyonan dan tidak keterlaluan.

Sekali lagi sebenarnya etika komunikasi di milis tidak jauh berbeda dengan etika komunikasi di kehidupan sehari-hari. Semua tergantung pada kita sebagai member milis untuk membuat milis lebih tertib dan bermanfaat.